"Outlook Attachment Extractor" ist eine flexible Lösung, um Anhänge aus mit Outlook empfangenen E-Mails automatisiert zu extrahieren. Das Programm ermöglicht das Verwenden der Eigenschaften von E-Mails zur dynamischen Namensgebung des Speicherordners bzw. Dateinamens des zu extrahierenden Anhangs. Beispielsweise lässt sich das Eingangsjahr der E-Mail oder der Absendername in den Ordnernamen integrieren. Durch die Verwendung der Filter können die zu verarbeitenden E-Mails genau eingegrenzt werden. Die vorgenommenen Einstellungen wie z.B. der zu überwachende Outlook-Ordner oder die Filterkriterien werden in individuellen Profilen festgehalten.
Die Hilfe beschreibt die Programmfunktionen und gibt Hinweise zur Benutzung von "Outlook Attachment Extractor". PDF-Version der Programmhilfe
Über diesen Menüeintrag öffnen Sie das Dialogfenster zum Anpassen der Programmoptionen.
Dieser Menüeintrag öffnet den Registrierungsdialog zur Eingabe des Lizenzschlüssels bzw. für das Freischalten der Vollversion des Programms.
Ein Klick auf diesen Menüeintrag öffnet die Online-Hilfe. Dazu wird der als Standard festgelegte Browser geöffnet und die Startseite der Programmhilfe aufgerufen. Zum Verwenden der Online-Hilfe wird eine aktive Internetverbindung benötigt.
Mithilfe dieses Menüeintrags wird das Dialogfenster zum Anzeigen der Programmversion und des Lizenzierungsstatus geöffnet. Im Dialog befinden sich zudem Links zur Kontaktaufnahme mit dem technischen Support, zur Produkt-Webseite etc.
Bei technischen Problemen können Sie über diesen Menüeintrag einen Fehlerbericht erzeugen. Dieser wird unter dem Namen "Outlook Attachment Extractor - Fehlerbericht" auf dem Desktop abgelegt. Sie können uns diesen Fehlerbericht anschließend als E-Mail-Anhang beifügen.
Dieser Menüeintrag ermöglicht es, die gesamten Anwendungsdaten (Profile, Log etc.) als ZIP-Archiv in einem auszuwählenden Verzeichnis abzulegen. Nach dem Speichern wird dieses im Explorer markiert.
Mithilfe dieses Menüeintrags können die zuvor gesicherten Anwendungsdaten wiederhergestellt werden.
Öffnet ein Dialogfenster zur massenweisen Wiederherstellung von Anhängen, die in der E-Mail durch eine Linkdatei ersetzt wurden (ATTLNK-Datei).
Öffnet ein Dialogfenster zum massenweisen Anpassen des Pfades ausgelagerter Anhänge. Damit steht auch nach einem Verschieben des Speicherordners, Umzug des Rechners o. ä. weiterhin die Option zur Verfügung, die ausgelagerten Anhänge betrachten oder wiederherstellen zu können.
Über diesen Menüeintrag lässt sich das Programm beenden.
Dieser Menüeintrag öffnet ein neues Fenster, in welchem sich der Zeitraum eines E-Mail-Eingangsdatums festlegen lässt. Nach Bestätigung werden alle in diesem Zeitraum (in den überwachten Ordnern) eingegangenen E-Mails unter Anwendung aller aktiven Profile nachträglich verarbeitet. Die Begrenzung des Zeitraums ist optional.
Mit dieser Schaltfläche setzen Sie die alle Profile auf den Status "Aktiv", d.h. die Profile werden auf neu eingegangene E-Mails angewandt.
Mit dieser Schaltfläche setzen Sie alle Profile auf den Status "Inaktiv", d.h. die Profile werden bei der Verarbeitung neu eingegangener E-Mails ignoriert.
Durch Betätigen dieser Schaltfläche werden alle Profile nach einer Sicherheitsabfrage gelöscht.
Dieser Menüeintrag dient zum Importieren von Profilen aus einer CSV-Datei. Wählen Sie zunächst die zu importierende Datei und weisen anschließend den enthaltenden Spalten die entsprechenden Profileigenschaften zu. Folgende Profileigenschaften müssen in jedem Fall zugewiesen werden:
Für Wahrheitswerte gilt: für ein aktiviertes Kontrollkästchen muss eine 1 und für ein deaktiviertes eine 0 angegeben werden
Für Aufzählungen/Auswahllisten gilt: der anzugebende Wert entspricht dem null-basierten Index innerhalb der Liste
Beispiel:
Hinweis: Bitte stellen Sie sicher, dass die zu importierende Datei nicht in Excel geöffnet und somit gesperrt ist. Mehrere zu überwachende E-Mail-Ordner innerhalb eines anzulegenden Profils müssen mit einem Semikolon getrennt werden.Über das Kontextmenü der Profilliste kann das ausgewählte Profil als Muster in eine CSV-Datei exportiert werden.
Ein Klick auf diese Schaltfläche öffnet das Dialog-Fenster zum Erstellen eines neuen Profils.
Mit dieser Schaltfläche öffnen Sie das Fenster zum Bearbeiten der Einstellungen des aktuell in der Liste ausgewählten Profils. Alternativ können Sie doppelt auf das zu bearbeitende Profil klicken.
Erstellt eine Kopie des ausgewählten Profils. Für das Erstellen einer hohen Anzahl von Profilen sollten Sie auch den CSV-Import von Profilen in Betracht ziehen.
Diese Schaltfläche ermöglicht es, die Nachrichten der in den ausgewählten Profilen jeweils enthaltenen E-Mail-Ordner zu durchsuchen und die Profile dabei auf alle, die Filterkriterien erfüllenden E-Mails anzuwenden. Optional kann der Vorgang auf einen bestimmten Zeitraum begrenzt werden.
Mit dieser Schaltfläche setzen Sie die ausgewählten Profile auf den Status "Aktiv", d.h. die Profile werden auf neu eingegangene E-Mails angewandt.
Mit dieser Schaltfläche setzen Sie die ausgewählten Profile auf den Status "Inaktiv", d.h. die Profile werden bei der Verarbeitung neu eingegangener E-Mails ignoriert.
Durch Betätigen dieser Schaltfläche werden die ausgewählten Profile nach einer Sicherheitsabfrage gelöscht.
Neu erstellte Profile erhalten den Status "Aktiv", d.h. das jeweilige Profil wird auf neu eingegangene E-Mails angewandt. Um ein Profil zu deaktivieren, klicken Sie auf das sich am Anfang jeder Zeile befindende Kontrollkästchen. Der Status wird auf "Inaktiv" geändert.
Der Name des Profils.
Zeigt Datum und Uhrzeit der letzten erfolgreichen Anwendung des Profils.
Ein optionaler Kommentar zum Profil.
Hier kann dem Profil ein aussagekräftiger Name gegeben werden.
Optional können Sie einen Kommentar eintragen, der in der Profilliste mit aufgeführt wird.
Das Kontextmenü der Profilliste enthält die folgenden Einträge:
Fügen Sie hier einen oder mehrere E-Mail-Ordner hinzu. Das Profil wird auf diese(n) E-Mail-Ordner angewandt, sofern die festgelegten Filterkriterien erfüllt sind.Bei Aktivierung der Option "Inklusive Unterordner" werden zusätzlich alle E-Mails aus Ordnern verarbeitet, welche den hinzugefügten Ordnern untergeordnet sind.
Hier legen Sie die (optionalen) Bedingungen fest, welche die E-Mail-Eigenschaften erfüllen müssen. Nur wenn alle Filterkriterien erfüllt sind, wird die E-Mail verarbeitet. Sie können logische Vergleichsoperatoren verwenden, um mehrere Bedingungen für eine E-Mail-Eigenschaft festzulegen. Dabei bindet der "UND"-Operator stärker als der "ODER"-Operator. Zwischen Groß- und Kleinschreibung der eingegebenen Begriffe wird nicht unterschieden. Platzhalter wie das Sternchen werden nicht unterstützt.
Tragen Sie hier optional den Namen oder einen Teil des Namens des Absenders der zu verarbeitenden E-Mail ein.
Tragen Sie hier optional die E-Mail-Adresse oder einen Teil der E-Mail-Adresse des Absenders ein.
Tragen Sie hier optional den Namen oder einen Teil des Namens des Empfängers der zu verarbeitenden E-Mail ein.
Tragen Sie hier optional die E-Mail-Adresse oder einen Teil der E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
Tragen Sie hier optional den Betreff oder einen Teil des Betreffs ein.
Tragen Sie hier optional den Dateinamen oder einen Teil des Dateinamens des E-Mail-Anhangs ein.
Um nur bestimmte Dateitypen wie etwa PDF-Dateien zu verarbeiten, wird hier einfach .pdf eingetragen. Sofern zusätzlich noch ein bestimmtes Wort (z.B. Rechnung) im Anhangsdateinamen enthalten sein soll, würde die Eingabe wie folgt aussehen: .pdf<UND>Rechnung
Bei Aktivierung der Option "Speicherort – Alle enthaltenen Anhänge im gleichen Ordner speichern" dienen die Filter "Dateiname enthält/enthält nicht" nur noch dazu, einen Anhang zu definieren, der für eine dynamische Benennung zu verwenden ist, d. h. um bestimmte Bestandteile des Namens des über den Filter definierten Anhangs für den Ordner- oder Dateinamen zu verwenden.
Tragen Sie hier optional beispielsweise eine E-Mail-Adresse oder einen Teil einer E-Mail-Adresse ein. Diese Filtermöglichkeit ist u.a. hilfreich bei der Verwendung von Alias-E-Mail-Adressen. Im Normalfall sollten Sie den Filter für die Absender- oder Empfängeradresse bevorzugen.
Tragen Sie hier optional den Nachrichtentext bzw. einen darin vorkommenden Begriff ein.
Legen Sie hier optional die Dateigröße des Anhangs fest. Die Standardeinstellung ist "ohne Auswertung". Folgende Einschränkungen können festgelegt werden:
In den Programmoptionen kann vorgegeben werden, ob zur Bestimmung der Dateigröße der in Outlook angezeigte Wert oder die tatsächliche Dateigröße verwendet werden soll.
Auf dieser Registerkarte bestimmen Sie, wo die extrahierten Anhänge gespeichert werden. Im Eingabefeld "Verzeichnis" legen Sie den Basisordner z.B. "C:\Daten\Rechnungen\" fest. Dieser Pfad kann keine dynamischen Namensbestandteile enthalten. Das Eingabefeld "Unterordner" kann leer gelassen werden - es besteht jedoch auch die Möglichkeit, die Ordnernamen aus Teilen der jeweiligen E-Mail-Eigenschaften wie etwa dem Eingangsjahr zusammenzusetzen. Weitere Unterordnerebenen können durch das Hinzufügen des entsprechenden Pfadtrennzeichens "\" gebildet werden. Das Eingabefeld für den Dateinamen kann ebenfalls leergelassen werden oder Platzhalter individueller E-Mail-Eigenschaften enthalten. Die Vorschau zeigt den kompletten Pfad zur Überprüfung des Ergebnisses an. Die Leerzeichen am Anfang und Ende jeden Ordners dienen nur der besseren Übersichtlichkeit und sind bei der späteren Anwendung des Profils nicht mit enthalten.
Wählen Sie hier mit einem Klick auf die Schaltfläche " … " das Basisverzeichnis aus, in welchem die zu speichernden Anhänge abgelegt werden.
Fügen Sie hier über das sich oberhalb des Eingabefeldes befindliche Link-Menü optional die Eigenschaften der E-Mail ein, aus denen Unterordner im Basisverzeichnis angelegt werden sollen.
Fügen Sie hier über das sich oberhalb des Eingabefeldes befindliche Link-Menü optional die Eigenschaften der E-Mail ein, aus denen der Dateiname generiert werden soll. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird der ursprüngliche Name des E-Mail-Anhangs verwendet.
Tragen Sie dort optional den Dateinamen des zu bearbeitenden Anhangs ein. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie den Dateinamen aus Bestandteilen des ursprünglichen Dateinamens neu zusammensetzen möchten. Klicken Sie zum Ändern des Vorschau-Dateinamens auf den Link "Vorschau".
Tragen Sie dort optional den zu erwartenden Betreff einer Nachricht ein. Dies kann hilfreich sein, falls Sie Bestandteile des Betreffs für den Ordner- oder Dateinamen verwenden möchten. Klicken Sie zum Ändern des Vorschau-Betreffs auf den Link "Vorschau".
Diese Option ist erforderlich, falls der Speicherort aus dem Namen oder einem Teil des Namens eines bestimmten Anhangs erzeugt werden soll (z.B. einer Bestellnummer) und alle zusätzlich mitgesandten Anhänge im gleichen Ordner abgelegt werden sollen. Legen Sie in diesem Fall im Feld "Dateiname enthält" den als Referenz für die Benennung zu verwendenden Anhang fest und aktivieren Sie die Option.
Bei Aktivierung dieser Option dienen die Filter "Dateiname enthält/enthält nicht" nur noch dazu, einen Anhang zu definieren, der für eine dynamische Benennung zu verwenden ist, d. h. um bestimmte Bestandteile des Namens des über den Filter definierten Anhangs für den Ordner- oder Dateinamen zu verwenden.
Für den Fall, dass eine Datei mit dem definierten Namen bereits existiert, wird die hier festgelegte Namenskollisionsregel angewandt. Entscheiden Sie, ob die Datei überschrieben werden soll, eine Nummer bzw. das Verarbeitungsdatum an den Namen angefügt oder der Vorgang abgebrochen werden soll.
Wenn diese Option aktiviert ist, werden alle enthaltenden Dateien eines ZIP-Archivs extrahiert. Sofern benötigt, kann dazu ein Passwort für das ZIP-Archiv hinterlegt werden. Durch Verwendung des optionalen Filters für den Namen der zu extrahierenden Dateien lassen sich diese einschränken. Weiterhin kann festgelegt werden, ob zusätzlich das ZIP-Archiv im Ablageordner gespeichert werden soll. Die Option "Name des ZIP-Archivs in Namen der extrahierten Dateien als Präfix einfügen" ermöglicht die eindeutige Benennung der zu extrahierenden Dateien, falls deren Namen immer gleich lauten und stattdessen die Namen der ZIP-Archive variieren.
Hier können Sie einstellen, ob die E-Mail im Anschluss an eine erfolgreiche Verarbeitung als gelesen markiert werden soll. Sofern in den Programmoptionen im Abschnitt "Outlook" der Zugriffstyp "Add-in verwenden" ausgewählt ist, kann zusätzlich unterschieden werden, ob eine angeforderte Lesebestätigung gesendet werden soll. Anderenfalls greifen die in Outlook vorgenommenen Einstellungen zum Senden einer Lesebestätigung.
Legen Sie hier fest, ob die E-Mail nach erfolgreicher Verarbeitung in das von Ihnen festgelegte Verzeichnis verschoben werden soll.
Hier können bis zu drei Weiterleitungen eingerichtet werden. Für jede Weiterleitung kann individuell festgelegt werden, welche der ursprünglichen Anhänge diese beinhalten soll.
Bei Aktivierung der Option werden die abgelegten Anhänge der E-Mail durch eine Link-Datei ersetzt. Diese enthält den Pfad zur Datei und hat die Dateiendung ".attlnk". Mit einem Doppelklick auf den ersetzten Anhang der E-Mail wird ein Auswahlmenü mit den folgenden Optionen eingeblendet:
In den Programmoptionen kann auf der Registerkarte "Sonstiges" festgelegt werden, dass anstelle des Anzeigens des Auswahlmenüs immer eine der drei oberhalb aufgeführten Optionen ausgeführt wird.
Das Ersetzen der abgelegten Anhänge erfolgt in folgenden Fällen nicht:
Zur automatischen Weiterverarbeitung können die extrahierten Anhänge einem Programm als Parameter übergeben werden. Hier kann optional der Pfad eines im Anschluss aufzurufenden Programmes eingetragen werden.
Tragen Sie hier unter Verwendung des Link-Menüs optional die Parameter ein, welche dem aufzurufenden Programm übergeben werden sollen.
Wählen Sie hier optional eine Wave-Datei aus, die nach erfolgreicher Verarbeitung abgespielt werden soll.
Die Log-Liste enthält Informationen über alle verarbeiteten E-Mails innerhalb des in den Programmoptionen festgelegten Zeitraums. Standardmäßig beträgt dieser Zeitraum 30 Tage. Mit einem Klick auf den jeweiligen Spaltenkopf kann die Sortierung der Liste angepasst werden.
Das Kontextmenü enthält folgende Einträge:
Hier lassen sich Einstellungen wie die Sprache der Programmoberfläche und das Startverhalten festlegen.
Bestimmt, wie auf Outlook zugegriffen wird. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
Legt fest, ob das Programm eine eigene Outlook-Instanz zur Automatisierung erzeugt. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
Bei Aktivierung dieser Option ruft das Programm selbstständig die Outlook-Funktion "Alle Senden/Empfangen" im eingestellten Intervall auf, falls Outlook nicht geöffnet ist.
Legt fest, in welchem zeitlichen Abstand (in Sekunden) "Outlook Attachment Extractor" überprüft, ob neue E-Mails eingegangen sind.
Standardmäßig werden Fehler, die beim Speichern auftreten, in einem Dialogfenster angezeigt. Der Programmfluss wird dabei bis zur Bestätigung der Kenntnisnahme unterbrochen. Durch Aktivierung dieser Option lässt sich dieses Verhalten abstellen. Eventuell aufgetretene Fehler sind dann nur in der Log ersichtlich.
Mit dieser Option lässt sich die Anzahl der zu vearbeitenden Nachrichten pro Durchlauf begrenzen. Zusätzlich wird bei Verwendung der Funktion "Nachholen" mit aktivierter Option nach jeder verarbeiteten E-Mail eine Pause von der Länge des festgelegten Intervalls eingelegt.
Diese Option sollte nur dann aktiviert werden, falls das Programm bei der Verarbeitung einer bestimmten E-Mail hängen bleibt. Einige E-Mails können vom Standard abweichen oder beschädigte Informationen enthalten. Bei Aktivierung der Option wird die zur Verarbeitung einer E-Mail zur Verfügung stehenden Zeit begrenzt. Dadurch erhöht sich jedoch die Wahrscheinlichkeit, dass das Programm Ihre Outlook-Installation nicht fernsteuern kann.
Durch Aktivierung dieser Option wird das Dateidatum (Datum der Erstellung, der letzten Änderung und des letzten Zugriffs) der gespeicherten Anhänge auf das Eingangsdatum der jeweiligen E-Mail gesetzt.
Hier kann vorgegeben werden, ob zur Bestimmung der Dateigröße der in Outlook angezeigte Wert oder die tatsächliche Dateigröße verwendet werden soll. Da die Berechnung der tatsächlichen Dateigröße deutlich aufwändiger ist, wird die Verwendung des in Outlook angezeigten Werts empfohlen.
Hier lässt sich die Aufbewahrungsdauer der Log-Einträge festlegen. Der hier eingestellte Wert bestimmt das älteste festgehaltene E-Mail-Eingangsdatum und ist relevant, falls E-Mails manuell bzw. nachträglich in den überwachten Ordner verschobenen werden. Nachträglich verschobene E-Mails werden nur verarbeitet, falls deren Eingangsdatum neuer ist als das älteste in der Log festgehaltene E-Mail-Eingangsdatum.
Bei Aktivierung der Option werden die Einträge der Log-Liste abhängig vom aktuellen Sortierkriterium abwechselnd eingefärbt.
Diese Option dient zur Vereinfachung der automatisierten Weiterverarbeitung der Anlagen, da ausschließlich Buchstaben, Ziffern, Unterstriche und ein Punkt im Dateinamen verbleiben.
Die Option ermöglicht es, Betreff-Präfixe wie "AW: ", "Re: " etc. von einem für den Ordnernamen zu verwendenden Betreff zu entfernen. Trennen Sie mehrere Präfixe mit einem Semikolon.
Mit einem Doppelklick auf den mit einer Link-Datei ersetzten Anhang der E-Mail wird standardmäßig ein Auswahlmenü mit den folgenden Optionen eingeblendet:
Hier kann festgelegt werden, dass stattdessen immer eine der zuvor aufgeführten Aktionen ohne weiteres Nachfragen ausgeführt wird.